Como funciona a folha de pagamento?

Tema(s): Abrir empresa, Contabilidade, Lucro Presumido, Recursos Humanos, Simples Nacional

Conhecer as obrigações trabalhistas de uma empresa não serve apenas para manter seu negócio de acordo com a legislação e, assim, evitar multas, mas também para descobrir se os custos da operação podem, de alguma forma, ser conduzidos de uma maneira mais eficiente.

Muitos empreendedores evitam conhecer essa área por acharem muito complexa. Infelizmente eles não estão errados, mas isso não significa que entregar tudo para um contador sem entender a razão seja a melhor estratégia. A folha de pagamento é um bom exemplo neste sentido. Criada para ser uma lista periódica da remuneração paga aos trabalhadores, toda empresa tem a obrigação legal de prepará-la. Nela estarão contidos os dados do funcionário, o cargo e contribuições à previdência. No fim, a folha de pagamento trata-se de um documento criado pela empresa para fazer o pagamento correto ao empregado.

Nos próximos parágrafos detalharemos a importância da folha de pagamento na contabilidade da empresa. Confira!

A importância da folha de pagamento

Vencimentos, salários, bônus e descontos, a folha de pagamento apresenta todos os registros financeiros do funcionário para os serviços prestados durante um determinado período de tempo. Para a contabilidade da empresa, a folha de pagamento é um instrumento fundamental, já que apresenta com riqueza técnica todas as informações necessárias para o pagamento, de descontos para a previdência até horas extras.

Além disso, a folha de pagamento funciona como um controle contábil para a empresa, já que boa parte dos custos da operação são originados de salários e encargos sociais. Assim, a folha de pagamento precisa seguir uma normatização de acordo com a legislação.

Por fim, do ponto de vista ético, a folha de pagamento serve para que seu empregado controle o quanto está ganhando e o quanto está sendo descontado, mantendo uma relação transparente.

Holerite e frequência de pagamentos

Holerite (ou contracheque) é um demonstrativo impresso de vencimentos de um trabalhador. Ele costuma ser atrelado à folha de pagamento e serve como documento para comparar que o depósito do salário foi feito. No holerite estarão destacados todos os vencimentos, como plano de aposentadoria, contribuições previdenciárias, seguros e contribuições de caridade quando existir. Assim, o holerite apresenta o valor total líquido a ser recebido.

As folhas de pagamento são geradas em intervalos regulares de tempo. No Brasil, costuma-se ser mês a mês, mas não há uma razão contábil para isso. O pagamento pode ser feito de forma diária, semanal, mensal ou até em períodos mais longos, como anual. Algumas empresas também podem adiantar parte do valor líquido do salário e desconta na folha de pagamento futura, desde que esse seja o desejo do funcionário.

A parte contábil do processo

Do ponto de vista contábil, a folha de pagamento costuma apresentar o valor do salário, férias, décimo terceiro, descontos de INSS e IRRF, aviso prévio, descontos relativos à vale-transporte e às refeições, alémd do FGTS. Em geral, o holerite é gerado até o quinto dia útil do mês e as despesas são classificadas no balanço operacional da empresa.

Gerar uma folha de pagamento é trabalho do contador da empresa de acordo com as informações dos gestores, mas entender como todo o processo funciona certamente te dará mais tranquilidade sobre os custos e decisões que precisam ser tomadas.