Tudo o que você precisa saber sobre a emissão de notas fiscais

Tema(s): Contabilidade, Contabilidade Online, Fiscal, Lucro Presumido, Simples Nacional

A nota fiscal é o comprovante da realização de uma venda ou uma prestação de serviço. Ela é fundamental tanto para que o cliente tenha o registro da compra ou do serviço que adquiriu quanto para a empresa assegurar que realiza determinada atividade e, mais ainda, para pagar corretamente os tributos devidos ao governo.

Mesmo assim, a emissão de notas fiscais pode gerar muitas dúvidas, inclusive após o processo de modernização que instaurou a Nota Fiscal Eletrônica. Veja a seguir algumas dicas que ajudarão sua empresa a emitir notas fiscais corretamente.

Os tipos de notas fiscais

As pequenas e médias empresas podem utilizar diversos tipos de notas fiscais. A Nota Fiscal Avulsa é a referente a operações de venda ou revenda de produtos diversos, despachos e circulação de itens. Já a Nota Fiscal de Venda a Consumidor é utilizada na venda direta de produtos. A Nota Fiscal de Prestação de Serviços diz respeito à prestação de serviço que a empresa prestou para outra pessoa jurídica. Ainda há a Nota Fiscal Avulsa Eletrônica e as Notas Fiscais Eletrônicas, sendo a primeira uma forma virtual e gratuita para emitir nota avulsa, mas que em contrapartida é oferecida por poucos estados, e a segunda uma opção para acabar com a papelada no empreendimento e emitir tudo eletronicamente, mas para isso é necessário que o estado da empresa ofereça essa modalidade de nota fiscal.

A atividade da sua empresa

Os procedimentos para obter nota fiscal varia de acordo com a atividade da empresa:

Se o negócio for comercial ou industrial, você deverá pedir a Nota Fiscal Avulsa na Secretaria da Fazenda do estado. Essa etapa pode ser feita virtualmente em alguns estados, por requerimento online. Além disso, se o estado permitir a emissão de Nota Fiscal Eletrônica Avulsa, ele deve ter nome de usuário e senha do Sistema Autenticador e Transmissor de Cupom Fiscal em um posto da Fazenda. É recomendável também arquivar todos os documentos de compra de mercadorias feitas pelo empreendimento, para ter nos relatórios da empresa.

Caso a atividade seja uma prestação de serviço, é necessário solicitar em uma gráfica a Autorização para impressão de documentos fiscais (AIDF) e levar uma autorização preenchida até a prefeitura da cidade para ser aprovada. Depois disso, deve-se voltar para a gráfica e imprimir o talão de notas fiscais.

Nota Fiscal eletrônica

Para solicitar esse tipo de nota fiscal, é necessário ter uma certificação digital junto a uma instituição certificadora, após consultar a relação no site do Instituto Nacional de Tecnologia da Informação – ITI. Depois disso, deve-se credenciar na Secretaria da Fazenda estadual e, posteriormente, instalar um sistema gestor e emissor de notas, para ter o controle de tudo.

Micro Empreendedor Individual (MEI)

O Micro Empreendedor Individual está isento da emissão de nota fiscal para pessoas físicas. Entretanto, deverá fazer a emissão para relações comerciais diretas com pessoas jurídicas.

Medidas de segurança

É importante, durante o processo de emissão e também recebimento de notas fiscais, o empreendedor tomar algumas medidas de segurança para evitar problemas. Recomenda-se implantar uma rotina para comprar e vender produtos, para que os envolvidos no universo das notas fiscais transmitam as informações da maneira certa, sem ninguém esquecer de nada. Além disso, lembre-se de checar a autenticidade das notas que são recebidas, consultando, por exemplo, o site da prefeitura emissora para verificar se o documento é verdadeiro. Também é possível modernizar o gerenciamento dessas notas com softwares.

Por fim, não se esqueça de que o contador ou o setor ou mesmo empresa terceirizada responsável pela contabilidade deve estar ciente de todas as informações geradas nos processos de compra, venda e prestação de serviço.

Como funciona a emissão de nota fiscal da sua empresa? Conte para nós!