4 dicas matadoras para gerenciar suas notas fiscais

Tempo de leitura: 3 minutos
Tema(s): Contabilidade, Contabilidade Online, Financeiro, Lucro Presumido, Simples Nacional

Muitas vezes, em estruturas de micro e pequenas empresas, a administração do negócio fica a cargo do próprio gestor. O processo de emissão e recebimento de notas fiscais exige atenção e cuidado, mas com algumas dicas é possível tornar a tarefa mais fácil e com gasto de tempo muito menor. Separamos aqui as principais para que você possa tirar de letra a gestão de notas fiscais.

Organizando o espaço

Em primeiro lugar, é necessário organizar a casa: crie um espaço para suas notas fiscais (uma caixa de entrada e saída para as impressas e/ou no computador para as eletrônicas). Separe as notas em suas categorias, com cuidado e paciência. Essa tarefa parece complicada, mas em pouco tempo tudo estará em seu devido lugar e a sensação de tarefa cumprida é sempre incentivo para seguirmos adiante. O importante é manter sempre a organização. O truque é: demora menos de dois minutos? Então é melhor fazer agora e não deixar para depois.

Crie e mantenha uma rotina

A melhor coisa ao lidar com repetição de processos é criar uma rotina que funcione bem para você e para a empresa. Nós, seres humanos, temos uma tendência a estabelecer padrões, portanto será menos difícil do que é possível imaginar. Então anote as tarefas que você faz todo dia e como poderia agrupá-las de forma a administrar melhor o seu tempo. Precisa conferir os certificados das notas? Com que frequência? E a conferência do recebimento?

Agrupe as tarefas que podem ser feitas de uma só vez e separe um tempo apenas para elas. O truque aqui é: organizar seu tempo para também estar disponível para a sua equipe. Pode ser interessante chegar quinze minutos antes ou tirar o almoço num horário diferente para estar sossegado.

Utilize a Agilize Contabilidade Online

Com a Contabilidade Online, todas as suas notas fiscais eletrônicas ficam armazenadas no seu painel de controle na internet. Assim, você pode visualizá-las a qualquer tempo. As notas são organizadas por competência, e você pode filtrá-las de acordo com o período que desejar.

Invista em sistemas integrados

A tecnologia certamente trouxe bênçãos para os micro e pequenos empreendedores. Uma delas é o ERP (Enterprise Resource Planning), um tipo de software que integra processos de gestão, facilitando a vida de quem não tem tempo para perder. Muitas vezes, exatamente pelo tamanho da empresa, pode existir uma certa resistência para implantar sistemas de tecnologia da informação. Mas certamente eles serão esquecidos assim que se perceber o ganho de tempo e qualidade nas tarefas.

Em muitos casos esses sistemas já possuem integração com as notas fiscais eletrônicas e controle financeiro automático vinculando as movimentações de NF-e com os lançamentos. O truque: sua empresa será do tamanho que você enxergar. Mantenha a proporção, porém sempre buscando o crescimento e a excelência.

Mantenha o contador sempre informado

Lembre-se de que todas as informações da gestão de notas ficais devem ser disponibilizadas para o contador. Isso não significa enviar cada nota emitida ou recebida imediadamente, mas, como indicamos no segundo item, estabelecer uma rotina para essa comunicação.

Os ERPs podem ser um verdadeiro aliado na hora de compilar e enviar as informações, permitindo o encaminhamento eletrônico dos dados, facilitando a vida tanto do empreendedor quanto do contador. O truque é: cuidado na hora de emitir e receber, conferindo sempre todos os dados, organizar sem acumular e investir em melhorias e automatização de processos.

Quer dividir sua experiência conosco? Deixe uma mensagem nos comentários!