Conciliação bancária: tenha total controle financeiro da sua empresa

Tempo de leitura: 7 minutos
Tema(s): Contabilidade, Contabilidade Online, Financeiro
conciliação bancária

Muitos empreendedores têm pavor de fazer conciliação bancária, achando que é algo complicadíssimo.

Está na hora de se livrar desse medo, afinal, a realização da conciliação bancária é imprescindível para que o empreendedor tenha total domínio da situação financeira do seu negócio e, assim, aumente as chances de ter uma empresa de sucesso.

E para provar que a conciliação não é algo de outro mundo, vou lhe contar um segredo: grande parte das pessoas fazem, cotidianamente, um processo parecido com conciliação bancária em seu dia a dia. Está duvidando?

Continue comigo, que vou lhe explicar tudo!

Caso queira facilitar a leitura, utilize o índice abaixo para navegar pelos assuntos que serão abordados.

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O que é conciliação bancária?

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Quando você vai ao supermercado fazer compras, normalmente leva uma lista para não se esquecer de nada, certo? E à medida que vai pegando cada item e colocando no carrinho, confere se pegou tudo ou se faltou alguma coisa. Não é assim?

Pois o processo de conciliação é exatamente isso: comparar uma lista de coisas com outro elemento, para conferir se ambos estão de acordo entre si. No exemplo do supermercado, a comparação foi feita entre a lista de compras e o que foi posto no carrinho.

No caso específico da conciliação bancária, trata-se da comparação e integração entre o controle financeiro interno da empresa e os extratos bancários da mesma. Esse processo garante a exatidão de um saldo que foi apurado internamente e ajuda o empresário a ter uma visão ampla da situação financeira do negócio e a evitar surpresas indesejadas, como desvios e erros de lançamentos.

Por que fazer conciliação bancária?

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Porque ela traz um enorme ganho de eficiência para o controle das movimentações financeiras da empresa, ajudando a evitar erros na contabilidade. Para que a movimentação contábil de um determinado período seja encerrada, é necessário que os saldos de todas as contas de contabilidade da empresa estejam corretos.

Por isso, os extratos do banco são fundamentais para a realização da conciliação bancária, pois ele funciona como a lista de compras do supermercado, onde consta tudo o que entrou e tudo o que saiu da conta da empresa. Dessa forma, a contabilidade vai conferir se os lançamentos feitos estão “batendo” com os itens que constam no extrato e se os saldos contábeis estão correspondendo exatamente aos saldos reais existentes na data de encerramento.

Por exemplo, se no extrato consta o pagamento de uma conta de telefone, mas essa informação não foi lançada na contabilidade, a conciliação bancária vai possibilitar ver essa falha.

Como realizar a conciliação bancária?

Um software de gestão financeira é fundamental para registrar todas as informações requeridas pela conciliação bancária e evitar erros, o que aconteceria se esse processo fosse feito manualmente. Mas é importante que a equipe seja treinada para utilizá-lo e que os processos de como fazer estejam escritos e acessíveis para o setor incumbido dessa tarefa.

Para lançar as informações bancárias no software, é necessário acessar o home banking da empresa, baixar o extrato em arquivo OFX e lançar no sistema.

Dessa forma, você visualizará os detalhes dos lançamentos, os valores de cada um dos registros, “bater” essa informação com o extrato do banco e, assim, obter uma visão realista da situação financeira do seu negócio.

Não se esqueça de guardar todos os documentos, como notas fiscais, boletos e extratos bancários, e enviar para a contabilidade.

Como corrigir eventuais erros de lançamentos?

conciliação bancária

Encontre os 5 erros na imagem acima. Encontrou?

Na rotina contábil de uma empresa, é necessário ter esse mesmo olhar atento, pois são realizados diversos lançamentos e existe a possibilidade de ocorrer algum erro, que devem ser corrigidos antes do encerramento da movimentação contábil do período a ser apurado.

Os erros mais comuns são: troca ou inversão de contas; lançamento em duplicidade; omissão de lançamento, valores lançados a mais ou a menos, dentre outros.

Caso essas falhas não sejam corrigidas antes do encerramento, deixarão os saldos das contas irreais, trazendo reflexos nas demonstrações financeiras da empresa, de modo que estas não espelharão a sua situação patrimonial real.

Por isso, se algum erro for percebido durante o processo de elaboração da conciliação bancária, é necessário corrigi-lo imediatamente. Se o erro foi do banco, é preciso entrar em contato com o gerente da instituição financeira para solicitar a compensação dos valores cobrados indevidamente.

Os meios de correção mais utilizados são: estorno de lançamento, lançamento complementar e lançamento retificativo.

Com qual frequência devo fazer a conciliação bancária?

A frequência depende da necessidade da empresa. A conciliação pode ser feita diariamente, semanalmente, mensalmente ou até mesmo anualmente. Mas para que o empresário tenha uma visão real da movimentação bancária do negócio, o ideal é que ela não seja feita em um intervalo de tempo muito grande.

Como a conciliação bancária ajuda o empresário a gerir melhor o negócio??

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Muitos donos de pequenas e médias empresas, para terem domínio total dos seus negócios, se encarregam de realizar todos os pagamentos necessários.

Se esse for o seu caso, deve saber que esse controle sobrecarrega bastante o empresário, porque enquanto dono, você também deve cuidar da gestão do negócio.

O que fazer, então?

Treinar os colaboradores para realizarem a conciliação bancária, em alinhamento com o fluxo de caixa. Além disso, é importante colocar mais de um funcionário para realizar os pagamentos, principalmente quando se tratar de altos valores. Isso ajuda a minimizar os erros nos lançamentos.

Mesmo que você só tenha um empregado, ele pode ficar encarregado de fazer os pagamentos, realizar todos os lançamentos em uma determinada data do mês e passar o relatório para você conferir, o que pode ser feito até mesmo pelo celular, caso a sua empresa utilize algum software de gestão financeira.

Dessa forma, a conciliação bancária possibilita ao empresário saber tudo o que vai ser pago e o que tem a receber na conta do banco e no caixa interno.

Por exemplo, se a sua empresa realiza vendas com frequência no cartão de crédito, você pode entrar no home banking, baixar o arquivo OFX e incluí-lo no sistema de gestão que realizará a conciliação bancária. Assim, você verá detalhadamente tudo o que tem a receber naquele dia.

Portanto, o verbo a ser conjugado na gestão financeira de uma empresa não é “confiar” e sim “conferir”. Conferir tudo: os lançamentos e como eles foram feitos, os valores que saíram e entraram, pagamentos realizados, contas a receber, etc. Para isso, ter uma rotina de realização de conciliação bancária é fundamental.

Resumindo, 5 benefícios da conciliação bancária

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  • 1. Monitoramento do fluxo de caixa
  • A falta de acompanhamento do fluxo de caixa leva muitas empresas à falência, pois ocasiona má gestão dos pagamentos e recebimentos, cadastros errados dos lançamentos das entradas e saídas do financeiro e ainda impede o empresário de ver se o seu caixa está negativo.

    Dessa forma, a conciliação bancária ajuda a evitar qualquer surpresa na contabilidade e nas finanças da sua empresa; possibilita ordenar e classificar todas as contas de movimentações bancárias; conferir os recebimentos de clientes em bancos; visualizar os impostos de transações bancárias, como IOF (Imposto sobre Operações) e, ainda, ajuda o empresário a saber quanto terá em caixa futuramente.

  • 2.Saldo atualizado
  • Quando o cliente realiza o pagamento em cheques ou boletos em atraso, a conciliação bancária ajuda a identificar saldos desatualizados como esse, mantendo os lançamentos e recebimentos corretos.

  • 3.Controle financeiro e planejamento orçamentário
  • A conciliação bancária permite que o empreendedor tenha uma visão clara do seu negócio e o controle do real aporte do capital disponível para o desenvolvimento de suas atividades. Assim, será possível fazer um planejamento orçamentário realista e tomar decisões pautadas em informações corretas, como financiamentos bancários, empréstimos e parcelamento com fornecedores.

  • 4. Elaboração de demonstrações contábeis seguras para o fisco
  • A conciliação bancária permite que as informações contábeis sejam apuradas com maior rigor e precisão, garantindo relatórios contábeis confiáveis. Consequentemente, isso se refletirá na elaboração de demonstrações contábeis seguras para os órgãos fiscalizadores, além de contribuir para o controle patrimonial da empresa.

  • 5. Saúde financeira da empresa
  • De acordo com o IBGE, o Brasil fecha, por ano, mais empresas do que abre. Segundo a pesquisa “Sobrevivência das Empresas no Brasil”, feita pelo Sebrae, 25% delas fecham por falta de planejamento financeiro. Nesse sentido, uma gestão interna de ferramentas básicas, como os fluxos de caixa e a própria conciliação bancária, ajudariam a empresa a manter o equilíbrio e saúde financeira do negócio.

E agora, você já entendeu a importância da conciliação bancária para a sobrevivência da sua empresa?

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