eSocial: a sua micro ou pequena empresa já está preparada para essa mudança?

Tempo de leitura: 10 minutos
Tema(s): Contabilidade Online
eSocial

Se você é proprietário de uma micro ou pequena empresa, já deve estar sabendo da obrigatoriedade de implementar o eSocial a partir de julho de 2018.

Mas se ainda está alheio ao assunto ou se não começou a adequar a sua empresa para atender a essa demanda do governo federal, apresse-se. As multas para o empregador que não cumprir essa obrigação serão muito pesadas.

Mas não se desespere. Ainda há tempo para se organizar.

Nesse artigo, vou explicar os principais pontos do eSocial, cuja implantação já começou em janeiro de 2018 para grandes empresas e a partir de julho começará para as micro e pequenas.

Caso queira facilitar a leitura, utilize o índice abaixo para navegar pelos assuntos que serão abordados:

O que é eSocial

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O eSocial é um programa eletrônico do governo federal, integrante do Sistema de Escrituração Pública Digital (SPED). Nasceu a partir do Decreto 8.372, de 11 de dezembro de 2014, com a finalidade de unificar a prestação de informações fiscais, previdenciárias e trabalhistas pelos empregadores para o governo.

Dessa forma, o eSocial vai se tornar um grande banco de dados alimentado por todos os empregadores do país, reunindo informações sobre os trabalhadores que ficarão disponíveis para a Receita Federal do Brasil (RFB), o Ministério do Trabalho e Emprego (MTE), INSS e Caixa Econômica Federal (CEF).

Apesar de ter nascido em 2014, somente em 2018 o eSocial começou a ser implantado e vai abarcar empresas de todas as áreas (indústria, comércio e serviço), além de pessoas físicas que empregam empregados domésticos.

Quem está obrigado a aderir ao eSocial

Empresas privadas de grande porte, micros e pequenas empresas, microempreendedor individual (MEI) com empregados e órgãos públicos estão obrigados a aderir ao eSocial.

O programa vai reunir informações de mais de 45 milhões de trabalhadores, em um grande banco de dados.

Objetivos do programa

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O eSocial não traz nenhuma legislação nova, mas sim reúne todas as leis previdenciárias e trabalhistas já existentes, com os seguintes objetivos:

  • viabilizar a garantia dos direitos trabalhistas e previdenciários dos empregados;
  • intensificar o controle e a fiscalização eletrônica do governo sobre as empresas;
  • uniformizar as informações fiscais, trabalhistas e previdenciárias
  • obrigar as empresas a seguirem as legislações vigentes, combatendo fraudes e ilegalidades trabalhistas.

Implantação do eSocial: grupos, etapas e cronogramas

Por se tratar de um programa de grande complexidade, a implantação do eSocial começou em janeiro de 2018 e tem se dado de maneira gradual, dividida por grupos, da seguinte forma:

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Como demonstrado na tabela, as grandes empresas foram as primeiras a começarem a implantação do e-Social. Já as empresas do segundo grupo vão começar em julho. Se a sua empresa faz parte desse grupo, você já deve estar se preparando para fazer a implantação do e-social em seu negócio.

Como o eSocial exige uma gama muito grande e diversa de informações, a implantação para cada grupo está sendo feita por etapas. Dessa forma, cada grupo tem 5 fases, como explicado nas tabelas abaixo. Focaremos nos grupos 1 e 2, por se tratarem de empresas privadas.

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Em relação ao grupo 2, a descrição de cada etapa é a mesma, o que muda são as datas de início, como veremos na tabela abaixo.

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Perceba que no grupo 2, a substituição da GFIP vai começar simultaneamente ao ingresso das informações relativas à saúde e segurança do trabalhador.

Os órgãos do governo farão a implementação a partir de 2019.

Resumindo, o cronograma para as empresas de cada grupo é o seguinte:

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Informações solicitadas pelo eSocial

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Antes do eSocial, todas as informações fiscais, trabalhistas e previdenciárias eram (ou deveriam ser) enviadas pelo contador para vários sistemas do governo, como a Previdência Social, Receita Federal, Ministério do Trabalho e Caixa Econômica.

Mas com o eSocial, todas essas informações passarão a ser inseridas em um mesmo ambiente eletrônico, de forma integrada entre o Ministério do Trabalho, a Caixa Econômica, a Previdência Social e a Receita Federal.

Essas informações são:

  • GFIP – Guia de Recolhimento do FGTS e de Informações à Previdência Social
  • RAIS – Relação Anual de Informações Sociais
  • CTPS – Carteira de Trabalho e Previdência Social
  • CAGED – Cadastro Geral de Empregados e Desempregados para controlar as admissões e demissões de empregados sob o regime da CLT
  • LRE – Livro de Registro de Empregados
  • QHT – Quadro de Horário de Trabalho
  • Folha de pagamento
  • GPS – Guia da Previdência Social
  • GRF – Guia de Recolhimento do FGTS
  • DIRF – Declaração do Imposto de Renda Retido na Fonte
  • CAT – Comunicação de Acidente de Trabalho
  • CD – Comunicação de Dispensa
  • PPP – Perfil Profissiográfico Previdenciário
  • DCTF – Declaração de Débitos e Créditos Tributários Federais
  • MANAD – Manual Normativo de Arquivos Digitais
  • PPRA – Programa de Prevenção de Riscos Ambientais
  • PCMSO – Programa de Controle Médico de Saúde Ocupacional

A unificação dessas obrigações em uma única base de dados evitará divergências no preenchimento dessas guias.

Na RAIS e na DIRF, por exemplo, onde deve ser informado o valor do 13º salário, é comum que a empresa faça o preenchimento diferente entre eles, colocando o valor líquido em um, e bruto no outro.

Para acabar com essas e outras divergências, o eSocial vai padronizar todos esses dados.

Riscos de não cumprir o eSocial

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Além da multa do próprio SPED (Sistema Público de Escrituração Digital), há o risco de levar multas trabalhistas, fiscais e previdenciárias, que não são nada baratas. A multa da Receita Federal, por exemplo, é a partir de 150% no imposto de renda.

Além disso, o empregador que não lançar as informações corretamente no eSocial, ou lançar de forma desassociada, também vai pagar multa.

Vou citar três exemplos:

  • o empregador que cadastra uma atividade como insalubre, mas não insere na folha de pagamento o valor referente à insalubridade, pagará multa.
  • se a empresa não apresentar um laudo, com a assinatura de um responsável técnico atestando que o funcionário tem realmente direito à insalubridade ou periculosidade, não será possível colocar a insalubridade ou periculosidade na folha de pagamento do empregado e, consequentemente, haverá o risco de multa.
  • no que se refere à admissão, se o empregado não tiver sido registrado no eSocial em até um dia antes de ingressar na empresa, essa também pagará multa, porque o Ministério do Trabalho pode entender que o empregado estava trabalhando na informalidade, sem registro. A multa para empresas do Simples Nacional é de R$ 800 por cada empregado não registrado, e R$ 3 mil para as demais empresas.

A minha empresa não possui Plano de Cargos e Salários. O que fazer?

Agora chora…

Brincadeirinha! Ainda dá tempo corrigir isso. Depende de você e da sua equipe.

O Plano de Cargos e Salários, bem como uma tabela de horários e um programa de segurança, como PCR, PCMAT e um PPRA, são questões fundamentais na rotina laboral de uma empresa e a ausência deles será facilmente identificada no eSocial.

Além de gerar multas para a empresa, a falta dessa documentação pode servir de prova para possíveis ações trabalhistas.

Alterações cadastrais e contratuais do empregado

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É muito comum ocorrerem mudanças cadastrais e contratuais dos empregados, como mudança de endereço, transferências, aumento de salário, dentre outros.

Mas como inserir esses eventos no eSocial?

O Programa trata dessas mudanças em dois eventos:

  • S-2205 Alteração cadastral
  • S-2206 – Alteração contratual
  • Alterações cadastrais, como mudança de telefone, endereço, sexo e nome do colaborador devem ser enviadas ao eSocial até o dia 7 do mês seguinte.

    As alterações contratuais têm o mesmo prazo de envio e se referem aos dados do contrato de trabalho, como mudança no salário, na jornada de trabalho, no prazo do contrato, transferências, dentre outras.

    Mas fique atento a uma questão importante: as alterações contratuais devem ser enviadas ao eSocial ANTES do envio da folha, pois podem interferir nos pagamentos.

Consulta de qualificação cadastral (CQC)

Se você é fã do programa de humor “Custe o que custar”, mais conhecido como CQC, saiba que o mesmo conceito se encaixa na consulta de qualificação cadastral do eSocial: custe o que custar, pegue no pé dos seus colaboradores para que informem os seus dados cadastrais corretamente!!

Muitos trabalhadores possuem diversos cadastros no INSS e informações diferentes em cada documento, como o sobrenome de solteira da mãe em um, e o sobrenome de casada em outro.

É fundamental corrigir essas divergências o quanto antes, pois para preencher corretamente o eSocial, as empresas têm que estar com os dados dos seus trabalhadores em consonância com os arquivos e cadastros oficiais.

Isso é importante para evitar e/ou corrigir eventuais erros, antes do eSocial entrar em vigor.

Se, por exemplo, o seu empregado está com o CPF cancelado ou com pendências no NIS, você deve mandá-lo resolver esse problema, para evitar complicações futuras no eSocial.

Não é preciso fazer a consulta do empregado que está afastado, só quando ele retornar.

Estagiário e jovem aprendiz devem ser contemplados no eSocial?

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Sim, bem como trabalhadores celetistas, estatutários, cooperados, autônomos, avulsos, pessoa com deficiência e até colaboradores sem vínculo empregatício.

No caso dos estagiários, cuja relação de trabalho é regulada pela Lei 11.788/08, eles devem ser informados no eSocial por aquele que assina o contrato, ou seja, pelo empregador. Além disso, os estagiários devem fazer parte dos programas de medicina e saúde ocupacional da empresa.

Com relação ao jovem aprendiz, toda empresa que tenha, no mínimo, sete empregados e que possua cargos que não exijam nível superior são obrigadas a contratar aprendizes, de acordo com o percentual exigido no artigo 429 da CLT.

A exceção vale para empresas optantes do Simples nacional, para as quais a contratação de jovem aprendiz é facultativa.

Procure cumprir essas cotas, porque como falei anteriormente, o eSocial é um grande banco de dados e vai ficar à disposição do MTE.

Cumpra a legislação e evite multas e sanções!

O eSocial vai calcular imposto de renda?

Apesar de também estar vinculado à Receita Federal, o eSocial não vai calcular imposto de renda.

O que será calculado é a parte previdenciária, com base na tributação que o empregador enviar e na tributação que o programa identifique que seja correta também.

Capacitação do setor de Recursos Humanos

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O eSocial obriga as empresas a trabalharem com informação em tempo real.

Se antes era comum na rotina da empresa fazer processamento de férias, de banco de horas, ou até mesmo de um processo de admissão no momento do fechamento da folha, com o eSocial não será mais possível fazer essa postergação, pois os prazos devem ser cumpridos online e em tempo real.

Dessa forma, o pessoal de RH precisa estar muito bem preparado, conhecer profundamente a legislação trabalhista, para que as rotinas da vida laboral dos colaboradores sejam cumpridas no prazo correto e com informações qualificadas. Caso o contrário, a empresa poderá pagar multas.

Por que os empregadores estão com medo do eSocial?

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Porque além de aumentar a fiscalização do governo, o eSocial representa uma profunda mudança na cultura operacional das empresas com relação à rotina trabalhista, que vai impactar diretamente o dia a dia dos empresários e de todos os trabalhadores brasileiros.

Haverá a necessidade de investimento em tecnologia e em treinamento do pessoal do setor de Recursos Humanos, do Departamento Pessoal e de Segurança no Trabalho.

Também é preciso organizar e atualizar, o quanto antes, a documentação de todos os seus colaboradores e da própria empresa.

Obtenha também um certificado digital, no modelo A1 ou A3, pois ele será preciso para utilizar o programa.

Como podemos ver, é fundamental que os micro e pequenos empreendedores se planejem logo, antes da primeira e demais fases do eSocial entrarem em vigência.

Para se aprofundar mais no assunto e se preparar melhor para implantar o eSocial, acesse o site do programa e confira também os vídeos explicativos disponibilizados na Árvore do Conhecimento.

Conte com a Agilize

A maior parte das informações que serão lançadas no eSocial não pertence ao serviço de contabilidade, mas sim à própria rotina da empresa, que passa pelo RH e Departamento de pessoal, como expliquei antes.

Mas se precisar de alguma orientação e tirar dúvidas específicas, conte com a Agilize.

Somos a primeira contabilidade online do país e estamos prontos para te ajudar a cumprir a lei e evitar futuras dores de cabeça. Tudo online, de forma tranquila e segura

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