Tecnologia e contabilidade: entenda por que essa relação tem dado certo

Tempo de leitura: 4 minutos
Tema(s): Contabilidade Online

Tecnologia e contabilidade caminham de mãos dadas, embora nem sempre tenha sido assim. Durante muito tempo, o imaginário das pessoas sobre o contador era de um profissional sempre cercado de muitos papéis, formulários e de calculadora na mão.

Felizmente, essa imagem já faz parte de um passado, até certo ponto, romântico. O profissional de Contabilidade moderno está sempre online e tem na informática, internet e recursos tecnológicos suas plataformas de trabalho essenciais. Ou seja, papel e contas, hoje, já não são mais uma dupla inseparável, pelo menos não em se tratando de rotinas contábeis.

Em resumo, a tecnologia exerce importante impacto nos empreendedores, empresas e em seus mais diversos setores, entre eles, a contabilidade. Discorreremos sobre esse impacto nas próximas linhas, por isso, leia com toda a atenção para entender como posicionar seu negócio nesse contexto!

Atividades contábeis que se transformaram com a tecnologia

Sem exagero, podemos dizer que o cerne da Contabilidade de hoje está na inovação. Cloud computing, Machine Learning, IoT e BYOD são alguns conceitos recentes que já se emaranharam nas atividades contábeis. Perante tanta evolução, as principais atividades dos escritórios passaram a ser realizadas invariavelmente com o apoio dos setores de TI. Veja a seguir quais são as que passaram pelas mudanças mais profundas.

Armazenamento de documentos

Dentre tantas mudanças e novos conceitos aplicando-se à realidade do contador, uma delas em especial é ainda mais impactante. Trata-se da digitalização de documentos, que, embora não seja assim, tão recente, gerou desdobramentos bastante significativos.

O mais sentido deles é o fim do papel como suporte para elaboração de documentos fiscais e tributários. Nesse sentido, vale destacar o processo de digitalização que o governo brasileiro vem conduzindo há alguns anos, por meio do SPED contábil e fiscal.

Isso provocou o fim, por exemplo, da nota fiscal impressa que, por mais que ainda seja válida e entregue ao consumidor em papel, deixou de ser o comprovante número um. Agora, as notas são eletrônicas em suas diversas versões, bem como seu posterior armazenamento, em formato .XML.

Além disso, o fim dos arquivos em papel e a expansão do armazenamento na nuvem fizeram o contador ganhar muito mais mobilidade. Hoje, não há mais a dependência de unidades físicas para dar feedbacks, solicitar arquivos e outros procedimentos comuns na relação entre contador e cliente.

Gestão de notas fiscais

Sendo assim, o processo de emissão e gestão de notas ficou muito mais simples, menos sujeito a erros de escrituração e mais barato em relação à guarda de documentos.

Com o uso de softwares desenvolvidos com a finalidade de emitir notas fiscais eletrônicas, o preenchimento dos diversos campos pode ser feito automaticamente. Isso eliminou, por consequência, a chance de falha humana, sempre um risco quando se trata de lidar com dados.

Não se pode deixar de destacar que os órgãos de controle estipulam prazos para a guarda de documentos fiscais pelo período mínimo de 5 anos. Assim, com a digitalização, economiza-se não só com insumos, mas ao liberar espaços antes destinados ao estoque desses comprovantes.

Segurança documental

Documentos armazenados em papel representam riscos. O mais iminente deles é o de que o material se perca por má conservação ou ação de vetores, como cupins e traças. Há de considerar, ainda, que o extravio de arquivos físicos é sempre maior, se comparado ao de arquivos em formato digital.

Outra ameaça praticamente eliminada pelo casamento de tecnologia e contabilidade é que, em caso de sinistros, não há mais a possibilidade de que vândalos destruam ou danifiquem seus documentos. Estando arquivados eletronicamente, esse tipo de ação é mais fácil de ser neutralizada, afinal, o suporte de um setor de TI também se presta a isso.

Melhora no atendimento ao cliente

Reunião é uma palavra que provoca mal estar quando você lê ou escuta? Saiba que não são poucos os contadores que compartilham desse incômodo, afinal, nos tempos do papel, toda reunião com o cliente demandava longas horas. Não raro, esse era um tempo perdido, sem que nenhuma conclusão ou resultado efetivo fosse apresentado.

Agora, a incorporação da tecnologia e da ambientação online das atividades possibilita até o atendimento remoto. Via Skype, Whatsapp ou mesmo pelo seu software contábil, é possível obter feedback do cliente ou receber dele documentos indispensáveis.

3 benefícios da tecnologia na contabilidade

Talvez você já esteja, a essa altura, com uma visão mais clara sobre a importância de agregar tecnologia às suas rotinas contábeis. No entanto, gostaríamos de destacar outras vantagens que você conquista ao aderir à dobradinha tecnologia e contabilidade. Veja!

1. Aumento da produtividade

Eliminação de papel e uso intensivo de ferramentas digitais tornam as equipes em escritórios mais ágeis e capazes de fazer mais com menos recursos. Nesse sentido, a vantagem se materializa quando tarefas repetitivas passam a ser feitas por sistemas ERP e softwares específicos. No final, o profissional ganha tempo e espaço para pensar em outras soluções mais estratégicas.

2. Redução de custos

Recursos para gestão de documentos digitais e ferramentas baseadas na nuvem para organização e controle de rotinas contábeis são muito mais baratas. O Software as a Service (SaaS) é uma realidade nas empresas que registram os melhores resultados e entregam serviços de qualidade superior.

O motivo principal é que só a tecnologia e o uso de dispositivos online possibilita ao seu escritório tornar-se escalável. Isso quer dizer que você poderá fazer o que jamais faria, caso não contasse com soluções que promovessem ganhos exponenciais em capacidade de produção.

3. Maior vantagem competitiva

Diante de tantas vantagens, fica a questão: que empresa contábil escolher, já que há tantas no mercado? Para isso, seu olhar deve se voltar para aquelas em que a tecnologia está em sua cultura organizacional. Isso se reflete em aspectos como presença online, canais de comunicação digitais e integrados e a busca pela inovação para melhor atender às necessidades do cliente.

Ou seja, não basta apenas ser um escritório contábil, mas uma empresa de contabilidade online. Com essa parceria, você certamente percebe o melhor do que a aliança entre tecnologia e contabilidade são capazes de proporcionar para o seu negócio.

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