Contas a pagar: como controlá-las de forma eficiente

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Tema(s): Financeiro

Um controle adequado das contas a pagar é essencial para a sua empresa se manter lucrativa. Não há faturamento que aguente o descontrole do caixa, e se a sua empresa sempre fecha o mês no vermelho, cheia de dívidas, todo o seu lucro acaba indo para o banco no pagamento de juros cada vez mais altos.

Mas como manter as contas em dia? Pode não parecer, mas a resposta é simples: organização, controle e planejamento. Se você fizer um registro e um acompanhamento adequado, manter um planejamento atualizado e evitar dar passos maiores que a sua empresa pode aguentar, você terá total controle sobre os seus gastos e suas contas a pagar. Mas não se preocupe, que nós lhe ensinaremos o caminho das pedras. Siga as nossas dicas!

Identifique custos fixos e variáveis e faça um planejamento

O primeiro passo na organização das contas é relacionar todos os seus gastos e custos fixos e variáveis. Contas de consumo (luz, água, aluguel, telefone), compra de matéria-prima, pagamento de colaboradores, tributos e compras parceladas – todos os gastos devem ser listados, com previsão de valores a serem pagos (mesmo que aproximados). Não se esqueça dos gastos sazonais (como décimo terceiro dos funcionários e IPTU, por exemplo). Aliás, o ideal mesmo é separar mensalmente uma cota para esses gastos que só aparecem em certos períodos do ano.

Esse planejamento é extremamente importante para você ter uma visão geral dos gastos da sua empresa, e poder, a partir dele, se planejar para fazer investimentos, renegociar prazos de pagamento e reajustar o preço do produto ou serviço, por exemplo.

Mantenha um controle atualizado

Registre imediatamente qualquer conta que chegar à empresa. Esse registro é essencial para manter o controle do caixa, ajuda a manter o seu planejamento mensal atualizado e também é uma exigência legal, para fins de tributação. Seja por meio de um software de gestão financeira ou mesmo através de um controle montado em planilhas do Excel, esse registro é fundamental para evitar o atraso no pagamento das contas.

Evite longos parcelamentos

Se a única maneira de adquirir uma máquina nova ou fazer uma reforma é se prender a um longo parcelamento, repense: pode não ser a hora para dar esse passo. O problema de longos parcelamentos é que, fatalmente, pressupõe o pagamento de juros por um longo período, e isso acaba corroendo o seu lucro. O ideal, mesmo, é reservar uma parcela mensal para futuros investimentos. Se não for possível pagar à vista, ao menos você consegue diminuir o valor que terá que ser financiado.

Negocie datas de pagamento e descontos

Se você fez o dever de casa, tem o planejamento das contas em mãos – tanto das contas a pagar quanto das a receber – e pode negociar com os credores as datas para os pagamentos, de forma a coincidirem com o período em que o dinheiro entra em caixa. Dessa forma, a possibilidade de atraso diminui bastante, o que interessa tanto a você quanto a quem espera receber o pagamento. Além disso, sempre que possível (e o planejamento assim o permitir) adiante os pagamentos, de forma a poder negociar descontos pela antecipação.

Renegocie dívidas para fugir dos juros

Se alguma variável fugiu ao seu controle e você acumulou uma dívida, não pense duas vezes: negocie! Evite rolar a dívida, o que faz com que você pague juros cada vez maiores. A renegociação interessa a você e ao credor, acredite! Dessa forma, você pode conseguir que os juros caiam bastante, além de mais prazo para efetuar o pagamento. Deixe o empréstimo como sendo a sua última opção.

Não tem mistério para manter as contas em dia. As palavras-chave desse processo são controle, organização e planejamento. Lembre-se disso! Ainda resta alguma dúvida? Deixe o seu comentário!