Passo a passo para emitir nota fiscal eletrônica corretamente

Tempo de leitura: 4 minutos
Tema(s): Gestão de Nota Fiscal
Emitir nota fiscal eletrônica de serviços (NFSe) é uma das principais atividades na rotina empresarial, portanto é fundamental que contadores, gestores e outros profissionais saibam como fazê-lo corretamente para manter a legalização da empresa, evitar problemas com o Fisco e garantir o desenvolvimento saudável.

Neste artigo, vamos tirar suas dúvidas de como fazer a emissão de nota fiscal por meio de um passo a passo que traz os requisitos para emitir o documento, as diferenças ao usar o sistema da Agilize, os campos a serem preenchidos na nota e os erros a serem evitados. Confira!

Conheça as obrigatoriedades para conseguir emitir a nota fiscal eletrônica

Veja os requisitos mínimos que devem ser atendidos pela empresa ou profissional que precisa emitir o documento. Primeiramente, entenda que toda empresa deve emiti-lo, já os microempreendedores individuais (MEIs) somente são obrigados a fazê-lo quando vendem para pessoas jurídicas.

Certificado digital

O certificado digital é um documento que permite assinar digitalmente documentos, garantindo sua validade jurídica perante o poder público. Sua utilização é obrigatória na emissão de NFSes, podendo ser feito por certificado A1 (software instalado no computador) ou A3 (dispositivo externo como token ou smartcard).

Dispositivo eletrônico e internet

Precisa-se de um computador de mesa, smartphone, notebook ou tablet com acesso à internet. Será possível instalar softwares ou usar uma plataforma na nuvem para emitir o documento.

Software próprio ou portal do município

A emissão do NFS-e pode ser feita pelo site da prefeitura de seu município ou usar um software próprio para emitir com mais segurança, agilidade e economia.

Saiba a diferença entre emitir manualmente e usar a Agilize

Você encontrará alguns desafios se emitir decidir pela emissão manual de NFS-e pelo site da prefeitura, por exemplo:

  • não há modelo padrão na emissão;
  • o site pode apresentar instabilidade, fazendo com você tenha que esperar horas ou dias para emitir o documento;
  • será preciso acessar o site toda vez que gerar a nota fiscal, o exige muito tempo e esforço;
  • chances de erros são maiores, já que tudo é feito manualmente.

Em razão dessas inconveniências, recomendamos que você faça a gestão de notas por meio do aplicativo da Agilize, que soluciona todos os problemas listados e ainda traz diferenciais vantajosos como:

  • importação automática: importa todas as notas do site da prefeitura e calcula os impostos automaticamente;
  • emissão da nota em segundos: basta informar poucos dados sobre o cliente e o serviço para ter todo o resto preenchido automaticamente;
  • orientação sobre retenção: instruir sobre os impostos que sofrerão retenção;
  • duplicação de notas: não é preciso repetir as informações, bastando duplicar a nota existente;
  • envio por e-mail: a nota é enviada diretamente ao cliente;
  • cancelamento de nota: permite cancelar o documento pela internet.

Veja os campos a serem preenchimentos para emissão da nota

Preencher uma NFS-e não é nada fácil, já que são inúmeras as informações a serem alocadas no documento. Veja, a seguir, os campos a serem preenchidos.

Dados do emitente e do destinatário

O primeiro consiste no cadastro do seu CNPJ, razão social, endereço, inscrição municipal e estadual, entre outros. O destinatário é o tomador, sendo requisitados seu CPF, CNPJ, endereço, razão social ou nome completo etc.

Especificações sobre o serviços prestado

Consiste na descrição do serviço e seu código.

Formas de pagamento

Se o pagamento é à vista ou a prazo.

Tributação

Trata-se do Imposto sobre Serviços de Qualquer Natureza (ISSQN), imposto municipal que varia de 2% a 5%, conforme a localidade. Além disso, também é preciso reter outros tributos como o CSLL, PIS e COFINS, se a empresa for lucro presumido.

Valores

Consiste no valor do serviço prestado.

Evite os erros cometidos ao emitir notas fiscais

Por fim, é importante saber como evitar os erros mais comuns de serem cometidos na emissão do documento. Confira!

Não saber diferenciar NFS-e e NFC-e

A Nota Fiscal de Serviços Eletrônica (NFS-e) deve ser emitida na prestação de serviços, sejam eles de informática, limpeza, consultoria, transporte, consultoria etc. Nesse documento, é recolhido o ISS, que varia entre 2% e 5% dependendo de cada município.

Quanto à Nota Fiscal de Consumidor Eletrônica (NFC-e), ela registra vendas realizadas ao consumidor final e substitui o antigo cupom fiscal e a nota fiscal de venda ao consumidor. Ela recolhe o ICMS e registra tanto as vendas feitas no estabelecimento como as feitas por entrega.

Não escolher bem o certificado digital

É possível que apareça o “erro 90” na emissão, que significa que houve falha na autenticação do Certificado Digital. Isso pode ocorrer por:

  • queda da internet;
  • certificado não operacional;
  • data de validade do certificado expirado;
  • necessidade de reinstalar o certificado (no caso do A1).

Não dar a devida importância para a NFS-e

A forma de emissão, compartilhamento e armazenamento das notas fiscais impactam diretamente nos ganhos da empresa. Se o prestador levar muito tempo para emitir o documento, estará comprometendo toda a rotina do trabalho, além disso, poderá arcar com multas pesadas se cometer erros no processo.

Por fim, a empresa é obrigada a armazenar a NFS-e pelo prazo mínimo de 5 anos, fazendo com que seja necessário deixar tudo bem organizado durante todo o período.

Informar dados incorretos na nota

Erros no preenchimento das notas fiscais podem ocasionar sua rejeição pelo sistema. Isso é bastante comum de ocorrer quando as informações são alocadas manualmente, já que há um grande volume de dados. Para minimizar as rejeições, você deve automatizar ao máximo a operação, tornando-a mais segura e acelerada simultaneamente.

Agrupar vendas em uma única nota

Não é permitido agrupar inúmeros serviços em uma única nota fiscal, sendo que cada venda deve ter sua própria nota fiscal. Pode parecer muito trabalho à primeira vista, mas, com o sistema da Agilize, você pode duplicar a nota, atualizando somente os valores necessários.

São inúmeros os dados e documentos que devem ser reunidos para emitir nota fiscal eletrônica corretamente, mas você pode tornar o processo mais barato, rápido e seguro ao implementar um software que inclui a gestão desse documento.

A gestão de notas fiscais é bastante complicada, porém muito importante para a regularidade e o sucesso da empresa. Por isso, esse é um processo que precisa melhorar sempre!

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